ניהול זמינות עובדים

למה זה חשוב?

שחיקת עובדים היא אתגר משמעותי עבור ארגונים רבים. אחת הסיבות המרכזיות לכך היא חוסר שליטה על לוחות הזמנים האישיים – במיוחד במקומות עבודה המבוססים על משמרות משתנות.באיזישיפט למדנו שכאשר לעובדים יש יותר שליטה על הזמן שלהם, רמות הלחץ יורדות, הביצועים משתפרים, ושיעור הנטישה פוחת.

כדי לתמוך בכך, מערכת איזישיפט כוללת שני מנגנונים לניהול זמינות עובדים:

1. הגשת זמינות

‍העובדים יכולים להגיש זמינות בצורה קלה וידידותית דרך האפליקציה של איזישיפט. חלק מהמנהלים חוששים מלתת לעובדים לקבוע מתי הם יכולים לעבוד – אך בפועל, פיצ’ר זה מעניק לכם יותר שליטה, לא פחות.
כברירת מחדל, העובד יכול לעבוד בכל המשמרות אלא אם סימן אחרת.  האחריות היא על העובד לחסום את המשמרות שבהן אינו יכול לעבוד.  מניסיון רב שנים גילינו שבאופן זה העובדים נוטים להשאיר יותר משמרות פנויות (ניתן להפוך הגדרה זו במידת הצורך דרך מסך ההגדרות).

הידעתם?

שמות המשמרות - לדוגמה בוקר, צהריים, ערב, כוננות - אותם הגדרתם עם תחילת השימוש במערכת, יופיעו לעובד בבואו להגיש זמינות. במילים אחרות, העובד אינו מסמן זמינות על משמרות ספציפיות, אלא על שם המשמרת, המייצג לרוב חלק של היום. מנגנון זה מונע מצב בו עובדים בוחרים באילו משמרות ספציפיות הם רוצים לעבוד, ומשאיר לכם - מנהלי הסידור - את הגמישות המרבית בעת השיבוץ.

לדוגמה, בסידור שלכם יש 3 שמות משמרות - בוקר, ערב ולילה. אם העובד השאיר את משמרת בוקר פתוחה בתאריך ספציפי, אתם תוכלו לבחור לשבץ אותו לכל אחת ממשמרות הבוקר בתאריך זה (העובד עצמו לא בוחר האם הוא יכול במשמרת בוקר שמתחילה ב-9:00 או במשמרת בוקר שמתחילה ב-10:00, זה נתון לשיקולכם!)

ומה קורה אם הדד ליין עבר, ועובד צריך לעדכן את זמינותו?

אתם, כמנהלים, יכולים לעדכן את זמינותו של העובד בכל עת.

דרך 1: דף הבית
בדף הבית לחצו על הכפתור בקשות העובדים בצד שמאל > בחרו את שם העובד מהתפריט > חסמו את המשמרות שאינו יכול לעבוד.
בצד הבקשה תופיע האות (מ) המציינת בקשה שהוזנה על ידי מנהל באיזישיפט.

חוקים קשיחים וחוקים רכים

איזישיפט היא מערכת מבוססת חוקים. החוקים מתחלקים לשתי משפחות: ‍

חוקים קשיחים
אלה חוקים שהמערכת לעולם לא תשבור על דעת עצמה.
לדוגמה: עד שלוש משמרות לילה בסידור, או מינימום 11 שעות מנוחה בין משמרות.

‍חוקים גמישים
אלה חוקים של עדיפות, המאפשרים למערכת לבצע שיקולים בהתאם לצרכי הסידור.
לדוגמה: עדיף 2 משמרות בוקר לכל עובד או עדיף לא יותר מ-5 משמרות קשות בחודש.

ואיפה זה פוגש אתכם?
מידת החוזק של החוקים היא חלק מתבנית החוק. כך לדוגמה בלשונית של חוקי סבבים, תוכלו לבחור בין דרגות שונות של חוזק, מהחוק הגמיש ביותר (במידת האפשר...)  ועד החוק הקשיח ביותר (עד 3 ימי שישי בכל 4 סידורים רצופים).

ומה קורה אם הדד ליין עבר, ועובד צריך לעדכן את זמינותו?

אתם, כמנהלים, יכולים לעדכן את זמינותו של העובד בכל עת.
בדף הבית לחצו על הכפתור בקשות העובדים בצד שמאל > בחרו את שם העובד מהתפריט > חסמו את המשמרות שאינו יכול לעבוד.
בצד הבקשה תופיע האות (מ) המציינת בקשה שהוזנה על ידי מנהל באיזישיפט.

ומה קורה אם הדד ליין עבר, ועובד צריך לעדכן את זמינותו?

אתם, כמנהלים, יכולים לעדכן את זמינותו של העובד בכל עת.
בדף הבית לחצו על הכפתור בקשות העובדים בצד שמאל > בחרו את שם העובד מהתפריט > חסמו את המשמרות שאינו יכול לעבוד.
בצד הבקשה תופיע האות (מ) המציינת בקשה שהוזנה על ידי מנהל באיזישיפט.

1. הגשת זמינות

‍העובדים יכולים להגיש זמינות בצורה קלה וידידותית דרך האפליקציה של איזישיפט. חלק מהמנהלים חוששים מלתת לעובדים לקבוע מתי הם יכולים לעבוד – אך בפועל, פיצ’ר זה מעניק לכם יותר שליטה, לא פחות.
כברירת מחדל, העובד יכול לעבוד בכל המשמרות אלא אם סימן אחרת.  האחריות היא על העובד לחסום את המשמרות שבהן אינו יכול לעבוד.  מניסיון רב שנים גילינו שבאופן זה העובדים נוטים להשאיר יותר משמרות פנויות (ניתן להפוך הגדרה זו במידת הצורך דרך מסך ההגדרות).

הידעתם?

שמות המשמרות - לדוגמה בוקר, צהריים, ערב, כוננות - אותם הגדרתם עם תחילת השימוש במערכת, יופיעו לעובד בבואו להגיש זמינות. במילים אחרות, העובד אינו מסמן זמינות על משמרות ספציפיות, אלא על שם המשמרת, המייצג לרוב חלק של היום. מנגנון זה מונע מצב בו עובדים בוחרים באילו משמרות ספציפיות הם רוצים לעבוד, ומשאיר לכם - מנהלי הסידור - את הגמישות המרבית בעת השיבוץ.

לדוגמה, בסידור שלכם יש 3 שמות משמרות - בוקר, ערב ולילה. אם העובד השאיר את משמרת בוקר פתוחה בתאריך ספציפי, אתם תוכלו לבחור לשבץ אותו לכל אחת ממשמרות הבוקר בתאריך זה (העובד עצמו לא בוחר האם הוא יכול במשמרת בוקר שמתחילה ב-9:00 או במשמרת בוקר שמתחילה ב-10:00, זה נתון לשיקולכם!)