ניהול זמינות עובדים

בחירת מועד אחרון להגשת בקשות

העובדים צריכים להגיש זמינות לתקופת הסידור הבא עד תאריך ידוע מראש, הנתון לבחירתכם. המערכת תדאג לשלוח לעובדים נוטיפיקציה מספר שעות לפני הדד-ליין. עובד שינסה להגיש זמינות לתקופת הסידור הבאה אחרי מועד זה, יקבל התראה כי הוא לא יכול לשמור את בקשותיו (אולם הוא יכול להגיש זמינות לכל תקופת סידור עתידית, גם חודשים קדימה).

איך קובעים מועד אחרון להגשה?
בדף הבית מופיעה רובריקה המציינת את תקופת הסידור הבאה. בחלונית זו תוכלו לראות מידעים חשובים דוגמת אחוז העובדים ששלחו זמינות ואת הזמן האחרון להגשת בקשות. אם ברצונכם לשנות את המועד, לחצו על העפרון והגדירו דד ליין חדש (ניתן להגדיר זאת גם דרך מסך הגדרות > בקשות זמינות העובדים > הגדרות בסיסיות).

דרך 2: מתוך סידור העבודה
במידה ואתם עובדים על סידור עבודה, יש לכם אפשרות לעדכן את זמינות העובד גם ממסך זה.
חפשו את שם העובד ברשימת העובדים בצד ימין או למעלה > לחצו על 3 הנקודות שבצד שמו (עם מעבר עכבר) > בקשות העובד.

2. מדיניות הגשת זמינות

‍כמנהלים, יש לכם אפשרות להגדיר מדיניות - כמה משמרות העובדים יכולים לחסום וכמה משמרות עליהם להשאיר פנויות. לדוגמה: חובה להשאיר שלוש משמרות בוקר בשבוע או אסור לחסום יותר משתי משמרות לילה. אם עובד יסמן זמינות החורגת מהמדיניות, המערכת לא תשמור את בקשותיו ותציף התראה בהתאם.

שימו לב:

מדיניות הגשת הזמינות נוגעת לכמות המשמרות שהעובדים מחויבים להגיש לכם, ולא בכמות המשמרות אליה הם משובצים בפועל. חשבו על זה כך: יש לכם 4 עובדים ואתם צריכים רק עובד אחד לראשון בבוקר. בפועל, כל עובד יקבל רק משמרת אחת בחודש, אך כדי שרוטציה זו תתאפשר, כל העובדים נדרשים להשאיר את יום ראשון בבוקר פנוי בעת הגשת הזמינות, כדי לאפשר לכם את הגמישות המרבית.
במקרה כזה נוכל לכתוב את החוק הבא:

איך מגדירים מדיניות הגשת זמינות?

‍תהליך ההגדרה כולל 3 צעדים: יצירת קבוצה חדשה של הגבלות > כתיבת חוקי הגבלת זמינות > שיוך עובדים לקבוצה.

‍שלב 1: יצירת קבוצת הגבלות

כנסו למסך הגבלת זמינות העובדים דרך הכפתור בצד ימין למעלה, תחת הגדרות המערכת.

במסך הגבלת זמינות תוכלו לראות כרטיס הנקרא ללא הגבלה - כל העובדים משויכים לקבוצה זו כברירת מחדל.

ליצירת קבוצה חדשה לחצו על הוספת סוג הגבלת זמינות (+) > כתבו שם ברור לקבוצה החדשה > לחצו על הוסף הגבלה.

עם הוספת קבוצה, תיפתח כרטיסיה חדשה. ניתן לשנות את שם הקבוצה על ידי לחיצה על אייקון העפרון ליד הכותרת או למחוק את הקבוצה על ידי לחיצה על אייקון הפח. ניתן ליצור מספר קבוצות (לדוגמה, סטודנטים, משרה חלקית וכו'), ולכל קבוצה לשייך עובדים שונים.

שלב 2: הוספת חוקים להגבלה
לחצו על כפתור העפרון בתוך הכרטיסיה כדי להוסיף/לערוך חוקים. החלון החדש שנפתח מחולק לשני חלקים: בחלק העליון מופיעים חוקים מומלצים, הניתנים לעריכה, התאמה אישית והפעלה. בחלקו התחתון של המסך תופיע רשימת החוקים שבחרתם להפעיל.

שלב 3: שיוך עובדים לקבוצה
ניתן לשייך עובדים למדיניות הגשת זמינות באמצעות לחיצה על אייקון האיש בתחתית הכרטיסיה וסימון העובדים המבוקשים. במידה והעובד כבר משויך לקבוצת מגבלות אחרת, בחירה בו תבטל את שייכותו לקבוצה הקודמת (עובד יכול להיות משויך רק לקבוצת מגבלות אחת).

ניתן לשייך עובד לקבוצת הגבלת זמינות גם דרך כרטיס העובד: מסך הבית > פרטי המשתמשים > כניסה לכרטיס עובד > הגבלת בקשות > בחירת הקבוצה הרצויה מתוך רשימת הקבוצות שיצרתם.

הידעתם?

‍מנהלים באיזישיפט יכולים לעדכן את זמינות העובד ולחרוג ממדיניות הגשת הזמינות אליה הוא משויך. כך לדוגמה, אורי יכול לחסום עד 4 משמרות לילה בשבוע, אך המנהלת של אורי יכולה לחסום עבורו את הערב החמישי במספר. החסימה של המנהלת תופיע עם האות (מ) המציינת מנהל/ת.

לצפייה/עדכון בקשות העובדים, כנסו לדף הבית > בקשות העובדים > בחירת שם העובד > סימון זמינות.

לתשומת לבכם

‍אם עדכנתם את מדיניות הגשת הזמינות או שייכם עובד לקבוצת חוקים, החוקיות תחול עליו רק בעבור הגשת זמינות חדשה. אם העובדת הגישה זמינות חודשים קדימה, טרום השינוי, בקשותיה יישמרו במערכת גם אם הם מתנגשים במדיניות החדשה.
מה עושים?
נקו את בקשות העובדת מהלוח ובקשו ממנה להזין את זמינותה מחדש, תחת המדיניות החדשה.

ניסוח קטן, הבדל גדול

שאלה למחשבה: מה ההבדל בין החוק חובה להשאיר לפחות 3 משמרות פנויות לבין החוק חובה להשאיר משמרות בלפחות 3 ימים?

במקרה הראשון - חובה להשאיר לפחות 3 משמרות פנויות - העובדת יכול לחסום שישה מתוך שבעה ימים.

במקרה השני - חובה להשאיר משמרות בלפחות 3 ימים - העובד יכול לחסום מקסימום ארבעה ימים.