בקשות ואישורים

כל הבקשות במקום אחד.
כל תשובה בזמן.

זמינות לסידור הבא, החלפות משמרות וחופשות: העובדים מבקשים מהאפליקציה, לפי הכללים שקבעתם. המנהלים מאשרים כשכל התמונה מולם, וכולם מקבלים עדכון.

הדגמת המערכת איך זה עובד
  • משבצים עובדי משמרות מאז 2005
  • צוות מקצועי שמכיר את עולם המשמרות

זמינות

הזמינות לסידור הבא, מוגשת בזמן

העובדים מסמנים באפליקציה את המשמרות שבהן לא יכולים לעבוד, מעדיפים שלא, או רוצים לעבוד. אתם קובעים מועד אחרון, האפליקציה מזכירה, ואתם רואים מי הגיש ומי לא.

  • לא יכול, מעדיף שלא, מעדיף ומעדיף מאוד, במילים שלכם
  • לפי משמרת או לפי שעות, עם הערה למנהל
  • כמה משמרות העובד רוצה לקבל בסידור הזה
  • מועד אחרון לכל סידור, ותזכורות באפליקציה לפני הסגירה
  • מי הגיש זמינות ומי לא, ברשימה אחת
  • מנהלים יכולים להזין בקשות בשם עובד ולהגדיר זמינות שבועית קבועה

הגבלת בקשות

בקשות לפי הכללים, אותם כללים לכולם

קבעו חוקי מסגרת לבקשות הזמינות, כך שכל עובד ישאיר מספיק מקום לשיבוץ. בקשה שחורגת מהמסגרת לא נשמרת, והעובד רואה איזה כלל עצר אותה.

  • להשאיר פתוחים לפחות מספר מסוים של ימים או משמרות
  • עד מספר מסוים של בקשות "לא יכול" בשבוע או בחודש
  • עד מספר מסוים של עובדים שחוסמים את אותה משמרת
  • מגבלות לימים ולמשמרות מסוימים, ולקבוצות עובדים (משרה מלאה, סטודנטים ועוד)
  • תאריכים שבהם אי אפשר להגיש בקשות, כמו חגים ואירועים

החלפות משמרות

החלפות משמרות בלי סבב טלפונים

העובדים מסדרים החלפות מהאפליקציה. איזישיפט שולחת את הבקשה לעמיתים המתאימים, כך שאף אחד לא צריך להתקשר לכולם, ובודקת כל החלפה מול חוקי השיבוץ לפני שהמנהל מאשר.

  • החלפה

    לתת משמרת אחת ולקבל אחרת, עם עמית מסוים או עם כל מי שעובד בתאריכים שבחרתם.

  • מסירת משמרת

    להציע משמרת לעמית אחד או לכל הצוות, ואם רוצים רק למי שהתפקיד שלו מתאים.

  • משמרות פנויות

    העובדים נרשמים למשמרות פנויות מהסידור שפורסם, ישירות או באישור מנהל, לפי מה שתבחרו.

איך החלפה מאושרת

שני העובדים מסכימים. המערכת בודקת. המנהל מאשר.

החלפה נכנסת לסידור רק אחרי שהעמית הסכים, איזישיפט בדקה אותה מול חוקי השיבוץ שלכם והמנהל אישר. שני העובדים מקבלים עדכון.

  1. בקשה עובד מבקש החלפה מהאפליקציה. העמיתים המתאימים מקבלים התראה.
  2. העמית מסכים העובד שביקש מקבל עדכון. כשהבקשה נשלחה לכמה עמיתים, המנהל בוחר אחד מהם.
  3. בדיקה ואז אישור לפני האישור איזישיפט בודקת את ההחלפה מול החוקים שלכם: מנוחה, שעות, תפקידים ועוד. המנהל רואה את ההתראות ומאשר או דוחה.
  4. שניהם מעודכנים שני העובדים מקבלים את התשובה בהתראה ובמייל, והסידור מתעדכן.

חופשות ובקשות מיוחדות

חופשות, מאושרות עם כל התמונה

העובדים מבקשים יום אחד או טווח תאריכים מהאפליקציה, ומצרפים מסמך כשצריך. הבקשה מגיעה ישר למנהלים שאחראים על העובד הזה ועל סוג הבקשה הזה.

  • סוגי הבקשות שלכםחופשה, מחלה, מילואים, תקופת מבחנים או כל סוג שתגדירו. סוגים מסוימים, כמו מחלה, אפשר להתיר גם בתאריכים חסומים.
  • המנהל הנכון, בסדר הנכוןהבקשות מגיעות למנהלים לפי צוות, תפקיד וסוג בקשה. אפשר להוסיף מאשר ראשון לפני האישור הסופי.
  • הכול לפני שמחליטיםמי עוד בחופש באותו יום, האם העובד כבר משובץ, וחגים או ימים מיוחדים של הארגון בטווח התאריכים.
  • הסידור מתעדכןמאשרים ומורידים את העובד מהמשמרות שכבר שובץ אליהן בתאריכים האלה, או משאירים. בכל מקרה העובד מקבל עדכון.

בקרה

כל בקשה משאירה עקבות

מי ביקש, מי אישר ומתי. הבקשות נשמרות עם התשובות, המסמכים וההתכתבות סביבן.

  • שיחה על כל בקשה

    מנהלים ועובדים מתכתבים על הבקשה עצמה, ויכולים לצרף קבצים.

  • היסטוריה ודוחות

    תיעוד של בקשות חדשות, מאושרות, נדחות ומשתנות, ודוח חופשות ב-Excel או PDF.

  • הרשאות

    בחרו אילו מנהלים מטפלים בהחלפות, אילו בחופשות, ומי רשאי לערוך זמינות.

שאלות על בקשות ואישורים

מה קורה אם עובד לא מגיש זמינות בזמן?

האפליקציה מזכירה לעובדים לפני המועד האחרון, ואתם רואים רשימה של מי הגיש ומי לא. אתם מחליטים אם מי שלא הגיש ייחשב זמין או לא זמין.

אפשר לשנות זמינות אחרי המועד האחרון?

לא. אחרי המועד האחרון הסידור נסגר לבקשות. מנהלים יכולים להאריך את המועד או להזין בקשה בשם עובד.

החלפות צריכות אישור מנהל?

כן. החלפה נכנסת לסידור רק אחרי שהעמית הסכים, איזישיפט בדקה אותה מול חוקי השיבוץ והמנהל אישר. משמרות פנויות אפשר לקחת ישירות או באישור, לפי מה שתבחרו בפרסום הסידור.

אפשר לצרף אישור מחלה?

כן. העובדים יכולים לצרף קובץ כשהם שולחים בקשת חופשה, וגם בהתכתבות על הבקשה.

חופשה שאושרה משפיעה על הסידור?

כשמאשרים, בוחרים אם להוריד את העובד ממשמרות שכבר שובץ אליהן בתאריכים האלה. מאותו רגע מנוע השיבוץ לא ישבץ אותו בימים האלה.

בקשות נכנסות. תשובות יוצאות. הסידור מתעדכן.

נשמח להראות לכם איך זה עובד אצלכם.

הדגמת המערכת