ניהול נוכחות

יודעים מי בעבודה.
לא רק מי משובץ.

העובדים מחתימים מהאפליקציה, מתג NFC, משעון ביומטרי או מעמדת מחשב, וכל החתמה מושווית לסידור. המנהל יודע על החתמה חסרה תוך דקות, לא בסוף החודש. והשעות, אחרי בקרה, עוברות לשכר.

הדגמת המערכת איך מחתימים
  • משבצים עובדי משמרות מאז 2005
  • הדגמה אישית, מותאמת לארגון שלכם

החתמת נוכחות

מחתימים מהטלפון. רק איפה ומתי שזה הגיוני.

העובדים מחתימים כניסה ויציאה באפליקציית איזישיפט, והמיקום שלהם נבדק מול אתרי העבודה. אתם קובעים את הכללים, כך שההחתמה נעשית במקום הנכון ובסמוך למשמרת הנכונה.

  • מיקומים מותרים לכל סידור, ולכל אחד רדיוס משלו
  • ההחתמה נפתחת זמן קצר לפני משמרת מתוכננת
  • כניסה בלי משמרת? העובד מבקש, והמנהל מאשר
  • אפשרות לחסום כניסה בלי מספיק מנוחה מאז המשמרת הקודמת
  • עמדת החתמה במחשב בעבודה, מוגבלת לרשת של מקום העבודה
  • גם משעון ביומטרי, מכרטיס עובד או ישירות מעמדת הקופה

תגי NFC

תג על הקיר במקום שעון נוכחות

מציבים תג NFC בכניסה, במחסן או בכל אזור עבודה. העובד מקרב את הטלפון לתג וההחתמה נקלטת – בלי שעון נוכחות, בלי חיווט ובלי חשמל.

  • אי אפשר להעתיקתגי NTAG 424 DNA יוצרים קוד מוצפן חדש בכל הצמדה, וקוד שכבר נוצל נדחה. תמונה של התג לא תעבוד מהבית.
  • יודעים איפהלכל תג יש שם ומיקום, ושניהם מופיעים בהיסטוריית ההחתמות של העובד.
  • לפי אתרמפעילים החתמת NFC בסידורים שצריכים אותה, לצד החתמה מהאפליקציה.

תכנון מול ביצוע

כל החתמה לצד המשמרת שתוכננה

הנוכחות והסידור נמצאים באותה מערכת, ולכן כל החתמה מושווית למשמרת שלה. המנהלים מקבלים התראות כשעוד אפשר לעשות משהו.

  • התראות בדחיפה או במייל: אין כניסה עשר דקות אחרי תחילת המשמרת, יציאה חסרה, משמרת שמתקרבת ל-12 שעות
  • החתמות רחוקות מהשעה המתוכננת ממתינות לאישור מנהל
  • מייל בוקר עם התכנון מול הביצוע של אתמול
  • תכנון מול ביצוע לחודש, בהשוואה לחודש הקודם ולשנה שעברה

תיקונים ואישורים

שכחו להחתים יציאה? מתקנים באפליקציה, המנהל מאשר.

העובד מבקש מהטלפון להשלים החתמה חסרה או לעדכן שעות. המנהל מאשר, משנה או דוחה, והעובד מקבל הודעה. השעות נספרות רק אחרי אישור.

  • בקשות תיקון מהעובד, בחלון הזמן שאתם קובעים
  • אישור כפי שהוא, שינוי השעות, או דחייה עם הערה
  • כניסה שנלחצה בטעות במקום יציאה מתוקנת אוטומטית
  • כל שינוי בשורת נוכחות נשמר בהיסטוריה שלה
  • נעילת ימים בשני שלבים: אישור ראשון ואישור סופי

כמה סניפים

כל הסניפים, זה לצד זה

מנהלים של כמה סניפים או אתרים רואים את הנוכחות של כולם בלוח בקרה אחד, ומזהים במבט אחד איפה צריך לטפל.

  • כניסות ויציאות חסרות, אי-הגעות ואיחורים בכל סניף
  • תיקונים ידניים וימים שעוד לא אושרו
  • שעות מתוכננות מול שעות בפועל בכל סניף

ייצוא לשכר

סוגרים חודש – והשעות לשכר כבר מוכנות

אחרי שהימים אושרו, מייצאים את השעות למערכת השכר והנוכחות של הארגון, בקובץ במבנה שמותאם לה – כך שאף אחד לא מקליד אותן שוב. לפני הייצוא איזישיפט בודקת את החודש.

  • ייצוא למערכות השכר והנוכחות המובילות, במבנה קובץ מותאם
  • שעות רגילות, שעות נוספות לפי תעריפים ותוספות
  • בדיקות לפני כל ייצוא: ימים שלא אושרו, בקשות תיקון פתוחות, עובדים בלי מזהה לשכר
  • אזהרה אם החודש כבר יוצא
  • שליחה במייל, ב-FTP או ב-SFTP, והיסטוריית ייצואים
  • כללי עיגול, גם לפי תפקיד

בקרה ודוחות

האנשים הנכונים רואים את השעות הנכונות

  • הרשאות נוכחות

    מצפייה בלבד, דרך עדכון החתמות ואישור ראשון, ועד אישור סופי וייצוא. אפשר להגביל מנהל לעובדים שלו בלבד.

  • דוחות נוכחות

    נוכחות יומית, נוכחות לפי עובד, החתמות ודוחות שכר לפי עובד, לפי יום ולפי מחלקה.

  • אקסל ו-PDF

    כל דוח נוכחות מתייצא לאקסל או ל-PDF, עם הסינונים שבחרתם.

שאלות על ניהול הנוכחות

איך העובדים מחתימים?

מאפליקציית איזישיפט, עם בדיקת מיקום לפי הצורך; בהצמדת הטלפון לתג NFC; מעמדת החתמה במחשב בעבודה, שאפשר להגביל לרשת של מקום העבודה; וגם משעון ביומטרי, מכרטיס עובד או ישירות מעמדת הקופה.

אפשר להחתים מהבית?

לא, אם אתם לא רוצים. מגדירים לכל סידור מיקומים מותרים עם רדיוס, והחתמה מכל מקום אחר נדחית. קודי NFC אי אפשר להעתיק או לנצל שוב, ועמדת המחשב יכולה להיות מוגבלת לרשת של מקום העבודה.

מה קורה כשעובד שוכח להחתים?

המנהל מקבל התראה, והעובד יכול לבקש תיקון מהאפליקציה. השעות נספרות רק אחרי שמנהל מאשר.

אנחנו כבר עובדים עם מערכת שכר ונוכחות. צריך להחליף?

לא. איזישיפט מייצאת קובץ במבנה שמותאם למערכת השכר שלכם ומתממשקת לשעוני נוכחות ולמערכות שכר ומשאבי אנוש. רשימת החיבורים מופיעה בעמוד האינטגרציות.

אפשר לנעול את החודש לפני השכר?

כן. הימים מאושרים בשני שלבים, אישור ראשון ואישור סופי, והייצוא בודק שכל הימים אושרו לפני שהוא רץ.

זה עובד גם עם כמה סניפים?

כן. לכל סניף מיקומים ותגי NFC משלו, ומנהלים של כמה סניפים רואים את כולם זה לצד זה בלוח בקרה אחד.

מההחתמה ועד השכר, במערכת אחת.

נשמח להראות לכם איך הנוכחות, הסידור והייצוא לשכר עובדים יחד, עם העובדים והמשמרות של הארגון שלכם.

הדגמת המערכת