מנוע השיבוץ של איזישיפט

מנוע אחד.
בכל החלטה על הסידור.

המנוע של איזישיפט ממליץ מי הכי מתאים לכל משמרת, בונה את הסידור לבד, בודק כל שינוי לפני שהוא נשמר ובודק את כל הסידור לפני שהוא יוצא לעובדים. תמיד לפי החוקים, הבקשות וההיסטוריה של הארגון שלכם.

הדגמת המערכת איך זה עובד

מה המנוע יודע

כל מה שמנהל סידור ותיק זוכר. בכל משמרת, בכל פעם.

המנוע מכיר את העובדים, את המשמרות, את החוקים ואת הסידורים הקודמים. ההמלצות, השיבוץ האוטומטי וכל הבדיקות נשענים על אותו ידע בדיוק. הנה חלק ממה שהוא לוקח בחשבון:

  • לא יקרה
  • נשקל לפי חשיבות
  • המנוע דואג לזה

חוקי שיבוץ

חוקי מדינה, חוקי ארגון וחוקי סדרן. חוקים קשיחים לא נשברים, וחוקים גמישים נשקלים לפי החשיבות שנתתם להם.

לכל חוקי השיבוץ

  • עד 6 משמרות ב-7 ימים רצופים

    משמרת שביעית ברצף לא תשובץ

  • מנוחה של 24 שעות אחרי משמרת לילה

    אחרי לילה העובד לא ישובץ למחרת

  • עד 2 סופי שבוע ברצף

    מי שעבד בשני סופי השבוע האחרונים לא ישובץ לשלישי

  • עדיף לא יותר מ-5 משמרות קשות בחודש

    המשמרות הקשות מתחלקות, וחריגה רק כשאין ברירה

  • לפחות 1 משמרת ערב בשבוע לעמדת מלצר

    המנוע ישתדל שכל מלצר יקבל ערב אחד בשבוע

  • סבב לילות לפי 4 השבועות האחרונים

    מי שלא עשה לילות לאחרונה יקבל אותם קודם

זמינות ובקשות

מה שהעובדים הגישו, בדיוק כמו שהגישו: לתאריך מסוים, למשמרת מסוימת או כזמינות קבועה לכל שבוע.

  • עומר סימן לא יכול ביום ג׳ בערב

    עומר לא ישובץ שם, וגם לא יופיע בהמלצות למשמרת הזו

  • ליאת סימנה מעדיפה שלא בימי שישי

    ליאת תשובץ בשישי רק אם אין פתרון טוב יותר

  • דנה ביקשה את משמרת הבוקר של יום א׳

    דנה תקבל עדיפות על פני מי שלא ביקש

  • יוסי לא יכול לעבוד בימי שני, בכל שבוע

    הזמינות הקבועה חלה על כל סידור, בלי להגיש אותה מחדש

  • בסידור שבו מי שלא הגיש זמינות נחשב לא זמין

    עובד שלא הגיש זמינות למשמרת לא ישובץ אליה

חופשות ובקשות מיוחדות

חופשות, ימי מחלה ובקשות מיוחדות שאושרו נכנסים לשיבוץ, בלי שמישהו יצטרך לזכור אותם.

  • החופשה של נועה אושרה ל-12-16 בחודש

    נועה לא תשובץ בימים האלה

  • למאיה אושר יום מחלה ביום ב׳

    מאיה לא תשובץ ביום ב׳ ולא תופיע בהמלצות לאותו יום

  • בקשה מיוחדת שנספרת כמשמרת, למשל יום השתלמות

    היום נספר בהיקף המשרה, כך שהעובד לא יקבל משמרות מעבר למכסה

תפקידים וכישורים

כל עובד משובץ רק למה שהוא יודע לעשות, ובתפקיד משני רק כשצריך.

  • במשמרת ערב צריך אחמ״ש, 2 קופאים ומחסנאי

    כל מקום במשמרת מאויש לפי התפקיד שלו

  • רון הוא מלצר ויודע לעבוד גם בבר

    רון ישובץ לבר כשחסר ברמן, לא על חשבון הברמנים

  • המשמרת דורשת אחות בכירה

    רק מי שהרמה שלו בתפקיד מתאימה ישובץ

  • עובד שמסומן לשיבוץ ידני בלבד

    המנוע לא ישבץ אותו לבד. אתם מחליטים מתי

היקף משרה ושעות

מינימום, מקסימום והיקף מועדף של משמרות ושעות, לכל סידור ולכל שבוע.

  • לסטודנטים: 2 עד 4 משמרות בשבוע

    המנוע משלים עד המינימום ולא עובר את המקסימום

  • למשרה מלאה: עד 42 שעות בשבוע

    שיבוץ מעבר למקסימום לא יקרה

  • לגל חסרות 2 משמרות להשלמת המשרה

    גל תקבל עדיפות על פני מי שכבר קרוב למכסה

  • עדיף 5 משמרות בשבוע לעובדים ותיקים

    המנוע ישתדל לא לתת להם פחות, וגם לא יותר

  • שעות נוספות חודשיות בשתי מדרגות

    המנוע נמנע משעות נוספות, ומהמדרגה הגבוהה עוד יותר. כולל השעות שכבר נעבדו החודש

מנוחה

מנוחה בין משמרות, מנוחה אחרי לילות ומנוחה שבועית, גם כשהמנוחה התחילה בסידור הקודם.

  • מינימום 11 שעות מנוחה בין משמרות

    בוקר שמתחיל ב-07:00 לא ישובץ אחרי ערב שהסתיים ב-23:00

  • עדיף 16 שעות מנוחה בין משמרות

    המנוע ייתן יותר מהמינימום בכל פעם שאפשר

  • מנוחה שבועית של 36 שעות ברצף

    בכל שבוע יהיו לכל עובד 36 שעות רצופות בלי משמרות

  • עומר סיים את הסידור הקודם במשמרת לילה במוצאי שבת

    המנוחה שאחריה נשמרת גם בתחילת הסידור החדש

סידורים קודמים

המנוע זוכר מה היה בשבועות הקודמים, כדי שהחלוקה תהיה הוגנת לאורך זמן ולא רק בתוך סידור אחד.

  • דנה עשתה לילות בשבועיים האחרונים

    בסבב הלילות הבא התור של מישהו אחר

  • עומר סיים את הסידור הקודם ב-3 לילות ברצף

    הרצף ממשיך להיספר גם בסידור החדש

  • סבב ימי שישי לפי 4 הסידורים האחרונים

    מי שלא עבד בשישי לאחרונה יקבל את שישי הבא

  • גל כבר עבדה 20 שעות נוספות החודש

    השעות האלה נספרות גם בסידור הבא של אותו חודש

המשמרות

כמה עובדים צריך בכל משמרת, מה חשוב יותר ומה משבצים רק ידנית.

  • אין מספיק עובדים לכל המשמרות ביום ראשון

    המשמרות החשובות יותר יאוישו קודם

  • כבר שיבצתם ידנית את האחמ״שים לסוף השבוע

    השיבוצים שלכם נשארים, והמנוע בונה את השאר סביבם

  • משמרת כפולה: בוקר וערב באותו יום

    רק למי שמותר לו כפולות, ועד המכסה שקבעתם

  • משמרת שמסומנת לשיבוץ ידני בלבד

    המנוע לא ייגע בה

  • עובד בעדיפות גבוהה

    הבקשות וההעדפות שלו מקבלות משקל רב יותר

ארבעה רגעים. מנוע אחד.

המנוע איתכם מהמשמרת הראשונה ועד ההחלפה של יום חמישי בערב

מנוע השיבוץ לא עובד רק כשלוחצים על "שיבוץ אוטומטי". אותו מנוע, עם אותם חוקים, מלווה את הסידור לאורך כל חייו.

  1. ממליץ מי הכי מתאים למשמרת? בזמן הבנייה, אחרי ההרצה וגם אחרי הפרסום. לפרטים
  2. משבץ בונה את הסידור כולו לפי כל מה שהוא יודע, סביב מה שכבר שיבצתם. לפרטים
  3. מונע טעויות כל הוספה, החלפה ועריכה נבדקות לפני שהן נשמרות. לפרטים
  4. בודק לפני פרסום כל ההתראות של הסידור כולו, במקום אחד. לפרטים

1 · המלצות שיבוץ

מי הכי מתאים למשמרת? המנוע כבר בדק.

פותחים משמרת פנויה או מחליפים עובד, והרשימה כבר מסודרת: המתאימים ביותר למעלה, ומי שאסור לשבץ לא מופיע בכלל. לחיצה על שם מציגה מראש כל התראה שהשיבוץ יגרום.

  • בזמן בניית הסידורמשבצים ידנית את המשמרות הרגישות, עם המלצה, עוד לפני השיבוץ האוטומטי.
  • אחרי השיבוץ האוטומטירוצים להחליף מישהו? המנוע מדרג מי ייכנס במקומו.
  • אחרי הפרסום, באמצע השבועעובד הודיע בבוקר שהוא חולה? מקבלים את המחליפים המתאימים ביותר, ומעדכנים את העובדים בשינוי.

איך המנוע מדרג

למה דנה ראשונה ברשימה?

כל מועמד נבדק לפי מה שהשיבוץ שלו יעשה לסידור כולו, עם אותם חוקים ואותן העדפות של השיבוץ האוטומטי.

  • עולה ברשימה

    • ביקש את המשמרת
    • חסרות לו משמרות או שעות להשלמת המשרה
    • לא עבד משמרות כאלה לאחרונה, לפי הסבב
    • משובץ לפי התפקיד הראשי שלו
    • בתיקו: עובד בעדיפות גבוהה יותר

  • יורד ברשימה

    • סימן "מעדיף שלא"
    • ישובץ לפי תפקיד משני
    • יקבל פחות מנוחה מהמועדפת
    • יעבור את מספר המשמרות המועדף לו
    • ייכנס לשעות נוספות
    • יתרחק מחוק גמיש שהגדרתם

  • לא יופיע ברשימה

    • סימן "לא יכול" או נמצא בחופשה
    • כבר משובץ באותו זמן או באותו יום
    • לא יקבל את המנוחה המינימלית
    • התפקיד או הרמה שלו לא מתאימים
    • יעבור את המקסימום של משמרות או שעות
    • ישבור חוק קשיח

רוצים לשבץ בכל זאת מישהו שלא ברשימה? בוחרים "כל העובדים", והמנוע מציג את ההתראות לפני האישור.

2 · שיבוץ אוטומטי

לוחצים על כפתור. המנוע בונה את הסידור סביב מה שכבר שיבצתם.

המנוע משבץ את כל המקומות הפנויים לפי כל מה שהוא יודע, ומחפש את הסידור הטוב ביותר, לא רק סידור שעובד.

  • שיבוצים שכבר עשיתם נשארים במקומם, והסידור נבנה סביבם
  • אפשר להריץ רק על חלק מהסידור: לפי תפקיד, שם משמרת, צוות או רק משמרות פנויות
  • אפשר להריץ כמה פעמים, בכמה סבבים
  • בסוף ההרצה נפתחת בדיקת הסידור, עם כל מה שכדאי לבדוק
  • סגרתם את הדף באמצע? מקבלים מייל כשהסידור מוכן

מה קורה בכל הרצה

כשאי אפשר לתת לכולם הכול, המנוע יודע על מה לוותר

סידור אמיתי מלא בהתנגשויות. כמה החלטות שהמנוע מקבל בכל הרצה, כדי שאתם לא תצטרכו:

  • לא יקרה
  • נשקל לפי חשיבות
  • המנוע דואג לזה

  • שני עובדים ביקשו את אותה משמרת שישי, ויש מקום לאחד

    המנוע מכריע לפי כל השאר: הסבב, היקף המשרה ומה כל אחד כבר קיבל

  • אין מספיק עובדים לכל המשמרות ביום ראשון

    המשמרות החשובות מאוישות קודם, והמקומות שנשארו פנויים מסומנים לכם

  • הדרך היחידה למלא מקום היא לשבור מנוחה שקבועה בחוק

    המקום נשאר פנוי. חוק קשיח לא נשבר כדי למלא משמרת

  • חסר ברמן, ורון המלצר יודע לעבוד גם בבר

    רון ישובץ לבר, כי זה עדיף על מקום ריק

  • העובד היחיד שמתאים למשמרת סימן "מעדיף שלא"

    הוא ישובץ, וההתראה תחכה לכם בבדיקת הסידור

  • לגל חסרות משמרות, ויוסי כבר קרוב למקסימום

    המשמרת הפנויה תלך לגל

  • למאיה חסרות משמרות, אבל אף משמרת פנויה לא מתאימה לה

    מאיה לא תשובץ בכוח. בבדיקת הסידור תראו שחסרות לה משמרות

  • שיבצתם ידנית עובד בניגוד לחוק

    השיבוץ שלכם נשאר. המנוע לא מתקן אתכם, רק מתריע

3 · מניעת טעויות

כל שינוי נבדק לפני שהוא נשמר

הוספה, החלפה, החלפה בין עובדים, גרירה על הלוח או עריכת משמרת: המנוע בודק כל שינוי מול כל מה שהוא יודע ומציג את ההתראות עוד לפני האישור.

  • כבר בזמן הגרירהגוררים עובד על הלוח, והוא נצבע לפי חומרת ההתראות עוד לפני ששחררתם.
  • ההחלטה לפי ההרשאהלכל התראה ולכל חוק קובעים אילו מנהלים רשאים להמשיך בכל זאת.
  • ובלי הרשאה?השינוי לא נשמר, ובלחיצה אחת עוברים לבדוק עובדים אחרים למשמרת.

מה נבדק

כל פעולה על הסידור, והבדיקה שלה

אלה סוגי ההתראות שמנהל רואה לפני שהוא מאשר שינוי. כמה דוגמאות:

  • שגיאה
  • אזהרה
  • תקין או ייפתר

הוספת עובד

משבצים עובד למקום פנוי, מתוך הרשימה או בגרירה על הלוח.

  • משבצים את דנה לבוקר של יום ה׳

    דנה תשובץ ביום ה׳ למרות בקשתה: לא יכולה

  • משבצים את יוסי לערב של יום ב׳

    יוסי ישובץ למשמרות חופפות ביום ב׳

  • משבצים את רון לבר

    רון ישובץ לפי כישור משני

  • משבצים את גל לבוקר של יום א׳

    אין הערות לשיבוץ זה

החלפת עובד

מוציאים עובד ממשמרת ומכניסים עובד אחר במקומו.

  • עומר נכנס במקום ליאת ללילה של יום ד׳

    עומר ישובץ עם 8 שעות מנוחה בלבד אחרי משמרת הבוקר

  • ליאת יוצאת מהמשמרת

    ליאת תהיה מתחת למינימום המשמרות לשבוע

  • נועה נכנסת במקום מאיה בשבת

    נועה תעבור את מקסימום השעות לשבוע

החלפה בין עובדים

מחליפים משמרות בין שני עובדים על הלוח, או מאשרים בקשת החלפה שהעובדים שלחו.

  • דנה ועומר מתחלפים בין שישי לשבת

    החוק "עד 2 סופי שבוע ברצף" יופר לעומר

  • מנהל מאשר בקשת החלפה בין ליאת לגל

    ליאת תשובץ ביום ו׳ למרות בקשתה: מעדיפה שלא

  • יוסי ורון מתחלפים במשמרות של יום ג׳

    רון ישובץ ליותר ממשמרת אחת ביום ג׳

עריכת משמרת

משנים שעות, תפקידים, שם או תגית של משמרת. המנוע משווה בין הסידור לפני השינוי ואחריו, ומסמן מה חדש, מה החמיר ומה ייפתר.

  • מקדימים את משמרת הערב ל-14:00

    חפיפה עם משמרת הבוקר של יוסיחדש

  • מאריכים את משמרת הלילה עד 08:00

    מנוחה של 8 שעות בלבד לדנההחמרה

  • מקצרים את משמרת הערב בשעה

    מנוחה מתחת למינימום לעומרייפתר

  • מוסיפים למשמרת את התפקיד אחמ״ש

    ליאת אינה מתאימה למשמרתחדש

שעות עובד במשמרת

משנים את שעת ההגעה או הסיום של עובד אחד בתוך משמרת.

  • מאיה תישאר עד 23:30

    מאיה תעבור את מקסימום השעות לשבועחדש

  • רון יגיע שעה מאוחר יותר

    מנוחה מתחת למועדף לרוןשיפור

  • גל תסיים שעה מוקדם יותר

    שעות נוספות חודשיות במדרגה הנמוכהייפתר

העתקת יום או משמרת

מעתיקים יום או משמרת לתאריכים אחרים, עם העובדים או בלעדיהם. ההתראות מוצגות לפי תאריך, ולאורך כל התקופה.

  • מעתיקים את יום א׳, עם העובדים, לכל ימות השבוע

    דנה תעבור את מקסימום המשמרות לשבוע

  • מעתיקים את משמרת הבוקר ליום ג׳

    נועה תשובץ ביום ג׳ למרות חופשה מאושרת

  • מעתיקים משמרת ליום שבו העובד כבר משובץ אליה

    לא ניתן לשבץ עובד פעמיים לאותה משמרת. אף מנהל לא יכול לעקוף

4 · בדיקת סידור

רגע לפני שהסידור יוצא לעובדים, בודקים את כולו

לחיצה אחת, וכל ההתראות של הסידור מרוכזות במקום אחד: מה שהמנוע מצא, מה שנשאר פנוי ומה ששובץ ידנית בניגוד לחוקים. מתקנים, בודקים שוב ומפרסמים בראש שקט.

  • שגיאות, אזהרות ומידע, לפי סוג ההתראה או לפי עובד
  • משמרות שלא אוישו במלואן, וכמה מקומות חסרים בכל אחת, מודגשות על הלוח
  • לחיצה על התראה מסמנת את העובד וקופצת למשמרות שלו
  • מבטלים שיבוץ ישר מתוך הרשימה
  • שיניתם משהו? הכפתור "בדוק שוב" מזכיר לבדוק מחדש
  • הבדיקה נפתחת לבד בסוף כל שיבוץ אוטומטי

ההתראות

מה המנוע מזהה בסידור

אותן התראות מופיעות בכל ארבעת הרגעים: כשבוחרים מועמד, בסוף השיבוץ האוטומטי, בכל שינוי ובבדיקת הסידור.

  • שגיאה
  • אזהרה
  • מידע

תפקידים

מי משובץ לתפקיד שהוא לא אמור לעשות, או עושה אותו רק כתפקיד משני.

  • יוסי משובץ כאחמ״ש, אבל אינו מתאים למשמרת

  • נועה משובצת לרמה שאינה מתאימה לה בתפקיד

  • רון משובץ לבר לפי כישור משני

זמן ומנוחה

חפיפות, שתי משמרות באותו יום, מנוחה קצרה מדי ומנוחה שבועית, גם מול הסידור הקודם.

  • דנה משובצת למשמרות חופפות ביום ב׳

  • עומר משובץ ליותר ממשמרת אחת ביום ד׳

  • ליאת משובצת עם 8 שעות מנוחה בלבד בין משמרות

  • מאיה משובצת עם פחות מנוחה מהמועדף לה

  • המשמרת של גל ביום א׳ חופפת לשיבוץ מהסידור הקודם

  • לרון אין השבוע מנוחה של 36 שעות ברצף

חוקי סידור

כל חוק שהגדרתם מתריע בשמו, כך שברור מה הופר ולמי.

  • "עד 2 לילות ברצף לעובדים חדשים" הופר: 3 לילות לנועה

  • "מנוחה של 24 שעות אחרי לילה" הופר ליוסי

  • "לפחות 1 משמרת ערב בשבוע למלצרים": חסרה משמרת לעומר

  • "עדיף 2 משמרות בוקר לכל עובד": דנה קיבלה 4

בקשות וחופשות

שיבוצים שמתנגשים במה שהעובדים ביקשו, במה שמנהלים ביקשו בשבילם ובחופשות שאושרו.

  • דנה משובצת ביום ה׳ למרות בקשתה: לא יכולה

  • ליאת משובצת ביום ו׳ למרות בקשתה: מעדיפה שלא

  • נועה משובצת בזמן חופשה מאושרת

  • יוסי משובץ ביום א׳ למרות בקשת מנהל

  • רון משובץ למשמרת שלא הגיש אליה זמינות

היקף משרה

מינימום ומקסימום של משמרות ושעות, לשבוע ולסידור כולו, ושעות נוספות חודשיות.

  • מאיה מעל מקסימום השעות לשבוע

  • עומר מעל מקסימום המשמרות לסידור

  • ליאת מתחת למינימום המשמרות לשבוע

  • גל בשעות נוספות, במדרגה הגבוהה

משמרות כפולות

מי רשאי לעבוד משמרת כפולה, וכמה כפולות מותר בשבוע ובסידור.

  • דנה אינה רשאית לבצע משמרות כפולות

  • עומר חרג ממכסת המשמרות הכפולות לשבוע

איוש והסידור הבא

מקומות שנשארו פנויים, עובדים שלא שובצו, ומה שהסידור הבא צריך לדעת.

  • 3 משמרות לא מאוישות במלואן (4 מקומות חסרים)

  • מאיה לא שובצה לאף משמרת בסידור

  • רצף הלילות של עומר ממשיך לסידור הבא

  • המנוחה השבועית של ליאת נמשכת לסידור הבא

ההחלטה אצלכם

אתם קובעים מה מתריע, ומי רשאי להמשיך בכל זאת

מנהל המערכת בוחר אילו התראות יוצגו, ולכל התראה ולכל חוק קובע אילו מנהלים רשאים לעקוף אותם. כך מנהל משמרת יכול לסגור החלפה של הרגע האחרון, אבל לא לשבור מנוחה שקבועה בחוק.

  • הצגה או הסתרה של כל סוג התראה
  • הרשאת עקיפה לפי רמת מנהל: מנהל בסיסי, מנהל משמרת, מנהל משמרת בכיר, מנהל סידור העבודה ומנהל מערכת
  • רמת עקיפה נפרדת לכל חוק שהגדרתם
  • יש טעויות שאף אחד לא יכול לעקוף, כמו שיבוץ של אותו עובד פעמיים לאותה משמרת

רוצים לראות את המנוע עובד על הסידור שלכם?

נשמח להראות לכם איך המנוע ממליץ, משבץ ובודק, עם החוקים והעובדים של הארגון שלכם.

הדגמת המערכת