ניהול טפסים דיגיטליים
פחות מרדף אחרי מסמכים.
יותר שליטה בקליטה.
טופס 101, טפסי קליטה ומסמכים לחתימה נשלחים לעובד הנכון בזמן הנכון, ממולאים ונחתמים באזור האישי שלו – והמנהלים רואים תמונת מצב ברורה עד להשלמת התהליך.
- טופס 101 מובנה
- AI שממפה את הטפסים הקיימים שלכם
טופס פרטים אישיים וקליטה
אני מאשר/ת שקראתי והבנתי את המסמך
שם · ת״ז · תאריך · שעה · כתובת IP
נחתם נשלח למשאבי אנוש
טפסים הם לא משימה חד-פעמית
בעסקים שבהם עובדים מצטרפים, מתחלפים או משנים תפקיד בתדירות גבוהה, בכל שבוע צריך לשלוח מסמכים, להסביר מה למלא, להזכיר שוב, לבדוק מי חתם ולרכז את הגרסה העדכנית במקום הנכון.
בלי מערכת טפסים
- שולחים קבצים במייל ומסבירים מה למלא
- מזכירים שוב ושוב, לכל עובד בנפרד
- בודקים ידנית מי חתם ומי עדיין לא
- עותקים חתומים מפוזרים בין קבצים ותיבות דואר
עם איזישיפט
- הטופס מחכה לעובד באזור האישי שלו
- תזכורות אוטומטיות לפני תאריך היעד
- תמונת מצב לכל טופס: ממתין, נצפה, הוגש, באיחור
- PDF חתום ואחיד נשלח לגורם שהוגדר
סוגי טפסים
שלושה סוגי טפסים – מערכת אחת
כל מסמך מקבל את הדרך שמתאימה לו: טופס למילוי, מסמך לחתימה או קובץ להורדה.
-
העובד ממלא וחותם
טופס דיגיטלי
שדות טקסט ומספר, בחירה מרובה, תיבות סימון וחתימה. ניתן לשלב מידע קיים מתיק העובד.
- טקסט
- מספר
- תאריך
- רשימה נפתחת
- תיבות סימון
- חתימה
עד שני עמודים · מולא מראש מתיק העובד
-
העובד קורא וחותם
חתימה בלבד
מעלים כל מסמך PDF, מגדירים את מיקום החתימה ושולחים לעובד לחתימה.
- הצהרות
- נהלים
- תנאי העסקה
כל PDF · עד 20 MB
-
העובד מוריד וממלא ידנית
טופס להורדה
מסמך זמין לעובד להורדה, למילוי ולחתימה ידניים בהתאם לצורך הארגוני.
- Word
- Excel
- תמונה
חלון זמינות · ספירת הורדות
כך התהליך עובד
מהעלאת הטופס ועד החתימה – בחמישה צעדים
- מעלים טופס מעלים PDF קיים, וה-AI מציע מיפוי של השדות. לפרטים
- מגדירים קהל וחוקיות למי הטופס מיועד, מתי הוא נשלח ומתי מזכירים. לפרטים
- העובד ממלא או חותם באזור האישי, עם פרטים שממולאים מראש. לפרטים
- הקובץ המלא נשלח PDF חתום ואחיד מגיע לגורם שהוגדר. לפרטים
- המנהל עוקב ומזכיר תמונת מצב לכל טופס ותזכורות בלחיצה. לפרטים
מסך ניהול אחד
כל הטפסים של הארגון – במקום אחד
מסך ניהול מרכזי שמציג לכל טופס את הסוג, קהל היעד, המחזוריות, תאריך היעד והתקדמות ההגשות.
- ברירות מחדל לכל הטפסיםתזכורת כמה ימים לפני תאריך היעד, עותק לעובד בדוא״ל וניתוח AI בהעלאת מסמך.
- טפסים ומסמכים להורדהלשונית נפרדת למסמכים להורדה, עם חלון זמינות וספירת הורדות.
- תבנית שננעלת אחרי הגשהאחרי ההגשה הראשונה התבנית ננעלת לעריכה, כך שההגשות הקיימות לא משתנות. לתיקון משכפלים אותה כתבנית חדשה.
הקמה מהירה של טופס דיגיטלי
מהמסמך הקיים לטופס שעובד בשבילכם
אין צורך לבנות כל טופס מחדש. מעלים PDF חי, ומנגנון AI מזהה את מבנה המסמך ומציע מיפוי של השדות. לאחר מכן עוברים על ההגדרות, קובעים את סוג השדה ומחברים מידע שמגיע מתיק העובד.
- שדות שמתאימים לתהליךטקסט, מספר, תאריך, בחירה מרובה, רשימות נפתחות, תיבות סימון וחתימה דיגיטלית.
- בדיקה לפני הפצהתצוגה מקדימה לצד מפת השדות מאפשרת לוודא שהטופס בנוי נכון לפני שהוא מגיע לעובדים.
- פחות הקלדה לעובדשם, מספר זהות, כתובת, תאריך תחילת עבודה ופרטים נוספים נשאבים מהמידע שכבר קיים באיזישיפט.
- טופס סופי ואחידהנתונים והחתימה נשתלים בקובץ ה-PDF המקורי, והמסמך נשלח לאדם שהוגדר במערכת.
קהל ותזמון
כל טופס מגיע לאנשים הנכונים בזמן הנכון
מגדירים פעם אחת למי הטופס מיועד ומתי הוא נשלח – והמערכת דואגת לשאר.
- קהל: כל העובדים, או לפי סינון של תגית, צוות או תפקיד
- ותק וטווח תאריכי קליטה, למשל רק עובדים שנקלטו בתקופה מסוימת
- מחזוריות: חד-פעמי, שנתי או בקליטה של עובד חדש
- תאריך יעד ותזכורת אוטומטית כמה ימים לפניו
- שליחת העותק החתום לכתובות שהוגדרו, ועותק לעובד בדוא״ל
- עובד חדש שנכנס לקהל מקבל את הטופס אוטומטית
בקרה למנהלים
רואים בדיוק מה הושלם ומה דורש טיפול
לכל טופס מוצגת תמונת מצב עדכנית: מי ממתין, מי צפה, מי הגיש ומי באיחור. הבקרה מרוכזת במסך אחד ומחליפה רשימות ידניות, קבצים מפוזרים ותזכורות אישיות.
- התראה על טפסים שעובדים טרם הגישו בזמן
- תזכורת לכל הממתינים בלחיצה, או לעובד מסוים – בדחיפה באפליקציה או בדוא״ל
- כניסה לרמת העובד: פתיחת הטופס והורדת ה-PDF החתום
- סימון טופס שהוגש ידנית, והחרגת עובד מטופס – למשל בעלים או קבלן חיצוני
- הוספת טופס לעובדים מסוימים מעבר לקהל הקבוע, וייצוא לאקסל
חוויה פשוטה לעובדים
מבחינת העובד – הטופס פשוט מחכה באזור האישי
העובד רואה אילו מסמכים ממתינים לו, נכנס לטופס, משלים את השדות וחותם. גם טפסים מורכבים, כמו טופס 101, מוצגים במבנה מסודר וברור – במקום לשלוח קובץ במייל ולבקש להחזירו.
- טפסים לחתימה ומסמכים לצפייה והורדה, במקום אחד
- הודעה באפליקציה כשמחכה טופס חדש
- פרטים שכבר קיימים בתיק העובד ממולאים מראש
- בשליחה נשמר עותק PDF חתום עם שם, ת״ז, תאריך, שעה וכתובת IP
מה חשוב לדעת
אילו קבצים אפשר להעלות?
טפסים המיועדים לחתימה דיגיטלית צריכים להיות קובצי PDF חיים ולא תמונות סרוקות. טופס דיגיטלי יכול לכלול עד שני עמודים, וטופס לחתימה בלבד יכול להיות בגודל של עד 20 MB. מסמך להורדה יכול להיות גם קובץ Word, Excel או תמונה.
טופס 101 כלול במערכת?
כן. טופס 101 מובנה, עם מילוי מקוון וחתימה, נשלח לעובדים כטופס שנתי. את פרטי המעסיק מגדירים פעם אחת בהגדרות הטפסים.
ה-AI בונה את הטופס לבד?
ה-AI מזהה את מבנה המסמך ומציע מיפוי של השדות. אתם עוברים על ההצעה, קובעים את סוג כל שדה, אם הוא חובה ומאיזה מידע בתיק העובד הוא ימולא – ובודקים בתצוגה המקדימה לפני ההפצה.
מה קורה כשעובד חדש נקלט?
השיוך הקבוע חל אוטומטית: עובד חדש שנכנס לקהל של טופס מקבל אותו. בטפסים שהמחזוריות שלהם היא «בקליטה» אפשר לקבוע תאריך יעד של מספר ימים מהשיוך.
מה נשמר אחרי שהעובד חותם?
הנתונים והחתימה נשתלים בקובץ ה-PDF המקורי, ונשמר עותק חתום עם שם, ת״ז, תאריך, שעה וכתובת IP. העותק נשלח לגורם שהוגדר, ואם בחרתם – גם לדוא״ל של העובד.
אפשר לשנות טופס אחרי שעובדים כבר הגישו?
אחרי ההגשה הראשונה התבנית ננעלת לעריכה, כדי שההגשות הקיימות לא ישתנו. לתיקון משכפלים אותה כתבנית חדשה. את התזכורת ואת כתובות הדיוור אפשר לעדכן גם בתבנית נעולה.
איך יודעים מי עדיין לא חתם?
בלוח המצב של כל טופס רואים מי ממתין, מי צפה, מי הגיש ומי באיחור, ושולחים תזכורת לכל הממתינים או לעובד מסוים. אפשר גם לייצא את הרשימה לאקסל.
רוצים להפסיק לרדוף אחרי טפסים?
השאירו פרטים ונתאם לכם הדגמה של ניהול הטפסים הדיגיטליים באיזישיפט.
- הדגמה אישית, על הטפסים של הארגון שלכם
- טופס 101, טפסי קליטה ומסמכים לחתימה
- צוות מקצועי ואדיב
מעדיפים לדבר? 03-5756299
פחות מרדף אחרי מסמכים. יותר שליטה.
רוצים להפוך את הטיפול בטפסי העובדים לתהליך מסודר בתוך איזישיפט? נשמח להראות לכם.
הדגמת המערכת