בקשות מיוחדות

מה זו בקשה מיוחדת?

בקשות מיוחדות הן בקשות החורגות מהגשת זמינות רגילה - עובד יכול להגיש בקשה מיוחדת בכל זמן (ללא דד ליין), הבקשה יכולה להתפרס על פני מספר ימים (לדוגמה, שבוע מילואים), וכל בקשה דורשות אישור מנהל/ת. במדריך זה נכיר את אופן הגשת הבקשה על ידי העובד/ת, את מנגנון אישור הבקשה על ידי המנהל/ת ואת ההגדרות שמתחת למכסה המנוע.

צד עובד

ד"ר יעל קינן היא מתמחה בבית חולים, אשר עושה שתי תורנויות בחודש. בבואה להגיש זמינות דרך האפליקציה ("הבקשות שלי"), יעל יכולה לחסום עד חמישה ימים בחודש, על פי מדיניות החסימות שהגדירו מנהלי הסידור במחלקה. אולם בקיץ הקרוב, יעל נוסעת לירח דבש בן שבוע באיי סיישל. לצורך כך, עליה להגיש בקשה לחופשה דרך כפתור "החופשים שלי".

באיזור "בקשות מיוחדות" יעל יכולה לראות את כל הבקשות המיוחדות שהגישה, ואת הסטטוס של כל בקשה (אושר, ממתין, נדחה).
לשליחת בקשה חדשה, עליה ללחוץ על הכפתור "בקשה חדשה", המופיע בראש העמוד ולמלא את הטופס שנפתח: סוג הבקשה (חופש, מחלה, מילואים, אחר) וטווח תאריכים. ניתן להוסיף גם הודעה בטקסט ולצרף קובץ במידת הצורך. לסיום יש ללחוץ על כפתור "שלח".

לאחר שליחת הבקשה, יעל תוכל לראות אותה באזור הבקשות המיוחדות ועם אישור או דחיית בקשתה על ידי המנהל/ת, היא תקבל הודעת push (נוטיפיקציה).

הידעתם?

כמנהלי הסידור, אתם יכולם לקבוע אילו סוגי בקשות יופיעו במערכת ומה תהיה חוקיות השיבוץ של חופשים שאושרו.

לעריכת רשימת הבקשות, כנסו למסך הגדרות מערכת > הגדרות בקשות מיוחדות > סוגי הבקשות המיוחדות.

בדף זה תוכלו לראות את רשימת הבקשות הקיימת, לערוך אותן או להוסיף סוג בקשה חדש. בעת עריכת סוג בקשה או הוספת בקשה, תתבקשו לכנות את הבקשה בשם (לדוגמה לימודים, השתלמות, אבל, תקופת חירום) ולהגדיר משתנים נוספים. אם, לצורך הדוגמה, תרצו שבשיבוץ האוטומטי, המערכת לא תשבץ את ד"ר יעל קינן לתורנות בלילה שלפני תחילת החופשה שלה, תוכלו לסמן "נעל את המשמרת האחרונה לפני הבקשה" בבקשה מסוג "חופש".

צד מנהל

‍מודול בקשות מיוחדות באיזישיפט עוצב במטרה לאפשר למנהלי הסידור לקבל החלטות מהירות ומבוססות ידע (האם לאשר או לדחות בקשת חופשה) ולייעל את מלאכת השיבוץ (עובד בחופשה לא ישובץ למשמרת בימים אלו), הכל בלחיצת כפתור, מהטלפון הנייד, הטאבלט או המחשב.

כניסה למסך בקשות מיוחדות

עם הכניסה לדף הבית, לחצו על כפתור "בקשות מיוחדות" כדי לעבור למסך ניהול הבקשות. הנוטיפיקציה המופיעה על הכפתור (ריבוע סגול עם מספר ספר המופיע בריבוע הסגול על הכפתור) מסמנת כי יש בקשות מיוחדות הממתינות לטיפול.  

ממשק ניהול בקשות מיוחדות

רשימת הבקשות

רשימת בקשות החופשה מופיעה בצורה מרוכזת וניתן לסנן אותה על פי סטטוס הבקשה (ממתין לאישור, אושר, נדחה, כל הבקשות) או לפי עובדים (תפקידים או עובדים ספציפיים). מבט חטוף בכל שורה ילמד אתכם מתי הבקשה הוגשה, מה סוג הבקשה, תאריכי הבקשה והסטטוס שלה.

לוח שנה חודשי

לוח השנה בדף הראשי של "בקשות מיוחדות" תוכנן במטרה לספק לכם תמונת מצב עדכנית של חופשות העובדים.
בלוח זה תוכלו לראות חגים ומועדים, ואת החופשים שאושרו או מחכים לאישור, בצורה מספרית או שמית.
כפתורי הניווט והסינון בראש הלוח יאפשרו לכם לעבור בין חודשי השנה ולפלטר את החופשים על פי סוג הבקשה (לדוגמה 'מילואים') או לפי תפקידי העובדים (לדוגמה: 'טבחים').

‍טיפול בבקשת חופש

לצורך טיפול בבקשה, יש ללחוץ על השורה הרלוונטית. בכרטיס הבקשה, תוכלו לראות את הנתונים הבאים:

יצירת בקשת חופש עבור העובד

כמנהלים, אתם יכולים ליצור בקשת חופש בעבור העובד, במקרים בהם אין לו או לה גישה למערכת. לצורך כך, לחצו על הכפתור "בקשה חדשה" המופיע למעלה מצד שמאל.

בטופס הבקשה שנפתח, יש לבחור את שם העובד, את סוג הבקשה ואת טווח התאריכים. לסיום, יש לבחור אם לאשר את הבקשה, או לשמור אותה ללא אישור, ואז היא תופיע ברשימת הבקשות הממתינות (צבע כתום).

דו"ח בקשות מיוחדות

רוצים פירוט על הזמינות עצמה? לחצו על דו"ח בקשות העובדים המופיע בתחתית הרשימה (בסידורים שבועיים או דו-שבועיים) או בחרו בתפריט הפעולות מצד ימין בדו"ח בקשות העובדים.

כדי לבדוק את מידת התאמתו של עובד למשמרת, המערכת בודקת בין היתר את זמינות העובד. עובד שסימן לא יכול על שם משמרת בתאריך מסוים, לעולם לא ישובץ למשמרות המשויכות אל שם משמרת זה. אתם כמובן יכולים לעקוף מגבלה זו ולשבץ את העובד באופן ידני.
לדוגמה, מוטי ערמון סימן באפליקציה שאינו יכול לעבוד במשמרת בוקר ביום ראשון, ועל כן המערכת לא תשבץ אותו לאף אחת מהמשמרות המופיעות תחת משמרת בוקר ביום זה. אם תלחצו על שמו של מוטי ברשימת העובדים, תוכלו לראות חיווי ברור של זמינותו על גבי המשמרות עצמן - ירוק: יכול לעבוד, צהוב: מעדיף שלא, אדום: לא יכול. במידה ומוטי צירף טקסט חופשי לבקשה, תוכלו לראות אותו בחלונית צפה, בתחתית הסידור.  

כניסה למסך בקשות מיוחדות

עם הכניסה לדף הבית, לחצו על כפתור "בקשות מיוחדות" כדי לעבור למסך ניהול הבקשות. הנוטיפיקציה המופיעה על הכפתור (ריבוע סגול עם מספר ספר המופיע בריבוע הסגול על הכפתור) מסמנת כי יש בקשות מיוחדות הממתינות לטיפול.  

רשימת הבקשות

רשימת בקשות החופשה מופיעה בצורה מרוכזת וניתן לסנן אותה על פי סטטוס הבקשה (ממתין לאישור, אושר, נדחה, כל הבקשות) או לפי עובדים (תפקידים או עובדים ספציפיים). מבט חטוף בכל שורה ילמד אתכם מתי הבקשה הוגשה, מה סוג הבקשה, תאריכי הבקשה והסטטוס שלה.

לצורך טיפול בבקשה, יש ללחוץ על השורה הרלוונטית.