ניהול חופשים והיעדרויות הוא עבודה בפני עצמה בניהול כוח אדם. חייבת להיות שיטה סדורה ומבוקרת לאישור היעדרויות על מנת לשמר את כוח האדם ושביעות רצנו ועם זאת לא לפגוע בפעילות השוטפת של הארגון.

ארגון בריא ויעיל מבין כמה חשוב לתת חופשה לכל עובד, חופשה שנתית משפרת את תפוקת העובד וכמובן גם קבועה בחוק.

העניין הופך להיות מורכב כאשר מנהלים סידור עבודה במשמרות וצריכים לוודא שלא אישרנו יותר מידי חופשים והיעדרויות.

לצורך תפעל העסק שלנו באופן יעיל ומבוקר וכדי ששיבוץ העובדים בכל זמן נתון יהיה מלא ובלי "חורים", אנחנו חייבים מערכת שתדאג לתפעול המשימה בצד של העובדים ובצידו של המנהל.

להלן כמה נקודות חשובות שיש לקחת בחשבון בניהול בקשות החופשים והיעדרויות:

איסוף הבקשות –

חלק מרכזי בתהליך הוא איסוף וריכוז הבקשות באופן מסודר, כך יתאפשר למנהל לצפות בכלל הבקשות

·       מנגנון נוח וזמין לאיסוף הבקשות מהעובדים, מערכת שיכולה לרכז את כלל הבקשות של העובדים.

·       סידור הבקשות לפי סוג הבקשה - חופשה שנתית,מילואים, תקופת מבחנים

·       שליחת הבקשה באופן מידי למנהל הסידור

·       קבלת אישור או דחייה הבקשה ישירות

בקשות קבועות –

במידה ולעובד יש אילוצים ספציפיים, עדיף לרשום אותם באופןקבוע מראש, כמו לימודים, התנדבות וכו'.

הגבלת מספר החסימות (בקשות "לא יכול") לפי משמרות ו/או לפי ימים –

קביעת מספר קבוע של משמרות שניתן לחסום בשבוע ו/אוימים, למשל – 6 משמרות בשבוע או 2 ימים.

הגבלת חסימת משמרות בסופשבוע –

במקרים בהם סופי השבוע מאתגרים יותר לאיוש סידור העבודה, ניתן לקבוע שחובה להשאיר לפחות משמרת אחת (או יותר, לפי הצרכים) בסופשבוע. אם יש משמרות ספציפיות בסופשבוע אליהן רצוי להגדיר אותן ספציפית, למשל שישי ערב/שבת בוקר, כאשר משמרות אחרות בסופשבוע הן משמרות מבוקשות יותר.

קביעת חובה להגיש משמרות מסוג מסוים –

הגדרת חובה להשאיר מספר מינימלי של משמרות מסוג מסויםלתקופת הסידור, למשל לפחות 2 משמרות לילה בשבוע, לפחות 3 משמרות בוקר בשבוע וכו'.

קביעת נוהל להגשת זמינות למשמרות ספציפיות בימים מסוימים –

במקרים שיש משמרות ספציפיות שקשה יותר לאייש, ניתן להגדיר מדיניות עבורן, למשל חובה להשאיר 2 משמרות בשבוע מתוך המשמרות בוקר בימים ראשון ורביעי וערב בימים חמישי ושבת.

קביעת מדיניות שונה על הגבלת בקשות לעובדים שונים –

ניתן להגדיר מדיניות שונה של הגשת אילוצים לפי הסכמי עבודה שונים (תפקיד שונה, משרה מלאה/חלקית, סטודנטים וכו'). רצוי לקבוע הגבלה שונה עבור הקבוצות השונות על מנת לקבל כמה שיותר אפשרויות שיבוץ.

אפשרות לבקשות "מעדיף שלא" –

על מנת להתחשב בבקשות העובדים מצד אחד ובצרכי השיבוץ מצד שני, ניתן להגדיר מספר קבוע של בקשות "מעדיף שלא", בהן תנסו להתחשב, אך תוכלו לשבץ במידת הצורך מבלי לפנות לעובדים.

אפשרות לבקשות "מעדיף שכן" –

בקשות מסוג מעדיף שכן יוכלו לסייע בשיבוץ מדויק יותרלשביעות רצון העובדים מבלי להגביל את עצמכם.

שינוי מדיניות לפי הצורך –

תמיד ניתן לשנות את מדיניות הגבלת בקשות העובדים אםעדיין יש בעיות זמינות, אם הכל עובד כמו שעון ואפשר לאפשר לעובדים יותר גמישות, אםנוסף תפקיד וכו'.

נזכור שמדובר בבקשות העובדים לשיבוץ ולא בשיבוץ עצמו, אך מבלי שהעובדים ישאירו כמה שיותר משמרות זמינות השיבוץ יהיה קשה יותר ואף עלול לא להתאים לחוקי השיבוץ אותם אותם תרצו שסידור העבודה יקיים